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如何在OA办公系统中安全应用电子表单


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确保安全是首要原则

OA办公系统实现了无纸化办公,所有的流程审批均基于电子表单,所以如何保证电子表单在工作流转中的安全性,就成为OA办公系统的重要工作,也是首要原则。

很多企业在选择或使用OA办公系统的过程中会提出下面的问题:

·一张销售单在审批过程中会有成本信息,但这些信息只是开放给财务人员和总经理,普通人员不能看到,怎么保证呢?

·报销单的数据,可以由部门经理修改,但不允许财务经理和出纳修改,怎么保证呢?

·我的表单包含一系列重要数据,每个审批的人允许查看的内容、允许修改的内容都不一样,怎么保证呢?

·能不能设定不同的审批人填写电子表单内不同的单元格呢,从而保证安全和规范呢?

·能不能在设置审批单模板时候,设定哪些项目是必填的,从而防止漏填呢?

这些问题,都要求OA办公系统的工作流管理功能具有非常完善和灵活的权限控制方法,这也是衡量一个OA办公系统是否成熟和优秀的重要标志。

安全设置需完善和灵活兼备

在部分OA办公系统中,如果选择了电子表单进行审批流转,那么就可以非常灵活的设定审批人员的读写权限:谁可以看到哪些内容,谁可以编辑哪些内容,谁既能看到又能编辑,都可以分别设置。

这些权限可以由系统管理员在审批模板中详细的设置,样就有效的保证了电子表单的安全和规范,并防止误操作。

具体来说,包括三种权限控制方式:

1)可见权限:可以控制主表和明细表内所有字段的阅读权限。

2)编辑权限:可以控制主表和明细表内所有字段的编辑权限。

3)字段必填项:对于可以编辑的字段,还可以设置为必须录入项,不录入就无法完成审批操作,保证了数据的完整,防止漏填。

比如一个请款单,出纳只具有可见权限,即只能阅读不能编辑表单;而财务经理则具有可见、可写权限,也就是说既能阅读,又能在表单上签字(但只能在“财务经理”单元格内签字)。电子表单权限的设置应该尽量简便,并一目了然


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