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办公自动化系统(OA)运行管理规定


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1.目的

为了提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷畅通,根据公司的实际,制定本规定。

2.适用范围

2.1 本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司(物流中心)办公自动化的管理。

2.2 oa系统用户暂定为集团各部门、各销售公司(物流中心)工作人员和各控参股企业管理人员。

3.相关部门职责

3.1 集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

3.2集团人力资源部负责配合集团办公室信息技术处进行oa用户的注册和注销。

3.3 集团办公室信息技术处负责oa系统操作技术的培训,oa系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。

3.4各控参股企业、各销售公司(物流中心)的部门和人员职责可参照执行。

4.文件发送与接收

4.1集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文(包括文件、会议通知、公告、简报、信息等)原则上统一采用办公自动化系统(oa)发送,特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。

4.2 集团公司的正式文件及其他需要签发的公文,仍按原流程起草、审核、签发,统一由办公室编号、制作、扫描、使用oa发送至收文单位和个人,并根据实际需要打印若干份存档和上报。

4.3 电子公文应做好登记,并由起草、审核、签发人签名。

4.4 所有oa用户每天上、下午上班后都必须及时登录oa系统查看文件,并始终使oa系统处于“在线”状态,确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长,须指定授权的公文代办人代办。

4.5 电子文件发送后,工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查,催办、督办,发现问题及时与有关人员联系。

4.6 集团各部门、各控参股企业、各销售公司(物流中心)要建立oa系统管理体制,指定专人负责oa系统文件的管理。

5. 用户注册和注销

5.1总部新进符合使用oa系统的人员,由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交集团办公室信息技术处,信息技术处应在一周内完成电脑配置和oa用户注册。总部oa用户离职前,须到集团办公室信息技术处办理电脑移交及oa注销手续后,方可办理离职手续。

5.2各控参股企业、各销售公司(物流中心)新进符合使用oa系统的人员,由控参股企业、各销售公司(物流中心)在两个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料报集团人力资源部,人力资源部备案后送交集团办公室信息技术处注册。控参股企业、各销售公司(物流中心)oa用户离职前,需报集团人力资源部备案,并由集团办公室信息技术处办理oa注销手续后,方可办理离职手续。

5.3 集团各部门、各控参股企业、各销售公司(物流中心)对没配置专用电脑的oa用户,要合理安排电脑共用。

6.系统安全与维护

6.1 集团公司和各控参股企业、各销售公司(物流中心)的网络服务器在工作时间内必须始终保持在线,oa系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志,并保存30天以上。

6.2 集团办公室信息技术处须指定管理员专门负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由专人保管,注意保密。系统管理员应定期对网络系统进行杀毒,建立防火墙,防止黑客侵入,确保系统安全。

6.3 密级的文件不入oa系统,按照现有公文流转方式处理;电子文件严格按发文范围发送,发文范围的审批仍按集团公司公文管理有关规定执行。

6.4所有oa系统应保管好用户密码口令,不得随意泄漏给无关人员。

7. 文件共享与归档

7.1集团办公室应对公司成立以来的文件进行清理,剔除密级和失效文件外,将所有的实用文件在oa系统上发布,供用户学习、使用。


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