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办公自动化这个概念从产生到现在,这个办公自动化已经分化为广义办公自动化和狭义办公自动化。广义办公自动化:在统一的企业信息平台上实现对公文,销售,人事,资产,客户,采购等处理,与泛微提倡的协同商务没有本质的区别,最大的特色是消除了企业内部的各类信息孤岛。狭义办公自动化(传统办公自动化系统):主要是以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统。
从目前整个市场的需求来看,狭义的办公自动化系统将会被广义的办公自动化所取代。
 
 
协同是一种思想,一种策略,一种方法体系,更是一种“智慧”和境界。坤志协同ElinkOA创新管理平台协同办公管理体系从流程管理、知识管理、沟通协作、资源共享、工作计划等多个方面,提升企业内部的办公效率,实现企业资源价值的最大化,并形成集中化、扁平化的办事、沟通、协作以及信息共享的应用体系。
ElinkOA协同办公管理体系助力企业实现从分散到协同,规范业务流程、降低运作成本,提高执行力,并成为领导的工作助手、员工工作和沟通的平台。协同办公,让员工和企业变得更机智。
 
,并形成集中化、扁平化的办事、沟通、协作以及信息共享的应用体系。
ElinkOA协同办公管理体系助力企业实现从分散到协同,规范业务流程、降低运作成本,提高执行力,并成为领导的工作助手、员工工作和沟通的平台。协同办公,让员工和企业变得更机智。
 


 
企事业单位办公管理普通存在的问题是:
1、协同效率不高
1)集团与下属企业之间协作效率低
 
2)办公费用居高不下,全纸质办公模式
 
3)纸质单据手工审批,流程审批周期长、扯皮多
 
 
2、知识管理混乱
1)企业知识管理积累难
 
2)文档知识查询、利用难
 
3)企业培训成本高
 
4)辅助决策信息少
 
5)缺乏有效的组织文化建设体系
 
3、沟通效率低,成本高
1)业务动态进展监控难,办公机制不透明
 
2)缺少多层次沟通平台,工作无计划性
 
3)电话、传真、EMAIL实现远程联系,人员沟通效果无法保证,且成本高昂
 
4) 大量的会议,无休止的讨论,大量人员的来回往返成本高昂,会议决议的落实跟踪不易掌控
 
4、应用系统孤立
1)获取决策信息难
 
2)业务数据共享难
 
3)业务数据形成数据孤岛
 
 
 
基于此,为了提升公司管理,促进企业发展,企业需要利用信息技术,打破各种信息孤岛和资源孤岛,将各种经营主体紧密联结在一起,将多元化的业务过程和各职能过程集成为一个综合的信息管理系统,实现数据间通畅无阻的交换与运算,减少信息流转中间环节,形成企业办公、信息交流、业务管理的统一信息化,并给管理者提供一个通畅的了解企业、业务情况、发布管理决策的平台。
 
 
 
方案特点
 
整个解决方案成本低(选用免费中间件)、简单易用(安装、维护、使用)、功能实用灵活等特点,总结起来的核心优势是: 简单成就易用,协作创造价值!
 
1、成本低
 
软件基础平台采用Tomcat作为中间件,MYSQL作为数据库,无需额外投资。系统对硬件要求也非常低,起步阶段普通pc机都可以胜任。
 
2、简单易用
 
安装维护简单:系统一键式安装,一步完成所有的安装过程,任何没有多少电脑基础的管理员都可以完成安装和数据备份等操作。
 
操作简单,容易上手:功能模块设计以实用为主,操作简单,适合不同层次用户使用。在易用性设计方面指导思想是让用户:少记东西,少操作,简洁,容易理解,同时遵循时间管理要求,帮助用户对事情进行分类处理等,在体系方面设立易用性测试小组等等确保产品的易用性。
 
3、功能使用灵活
 
系统采用平台化设计理念,针对中小企业常用的功能模块做到足够精致,足够灵活,把简单的个性的应用通过傻瓜式的自定义平台快速构建,在产品中我们布署了大量的自定义工具,包括信息文档平台、工作流程平台,自定义模块平台,自定义门户平台等等,最大程度满足用户个性应用,实现用户随需而变的需要,并把这种定制个性应用的工作做到足够傻瓜。
 
 
主要功能
 
1、多种身份认证方式、
 
系统在用户认证方面可以根据各单位的需要随需应变,可以结合USBKEY实现部分帐号必需加上USBKEY的方式认证才可以登录,也可以结合CA认证以确保系统的安全性
 
2、自定义首页
1)提供首页自定义内容和布局,充分满足用户习惯,突出显示每个人关注的重要信息,快速执行功能操作
2) 界面简洁实用,易于操作,无需专业培训即可掌握使用方法
 
3、流程审批
1)根据公司业务自定义不同的流程,满足业务需求
2)发起不同的流程,实现工作流程电子流
3)可以实时监控流程审批的状态
 
4、流程设置
1)智能表单设计,支持在线设计表单,列表控件、日历控件等,实现复杂的数据录入界面
2)支持自由流程与固定流程
3)支持流程分类
4)流程数据校验
5)允许设定每个步骤的表单可写字段
6)允许按人员、部门、角色设定经办人员
7)支持会签,会签人可以填写各自的会签意见和上传附件
8)可查看流程监控办理状态
9)流转过程内部短信、手机短信提醒
10)全面的流程数据管理,支持表单与数据同步调整
 
5、工作报告
1)根据工作需要定义不同工作报告类型
2)便捷地实现汇报工作,流转到相关人员进行审阅
3)可以及时查看待阅的工作报告,执行相关回复,提供高工作效率
 
6、文档中心
1)支持任意多级目录层次
2)支持全局搜索
3)支持文档在线编辑
4)支持权限控制,可以指定任一层次目录的访问及操作权限
 
7、文档在线编辑
1)支持Office文档(Word、Excel、Power Point文档)在线编辑,无需下载,可以直接保存在服务器上或保存在本地电脑上
2)支持Office文档(Word、Excel、Power Point文档)在线阅读,无需下载
 
8、通知公告
1)支持指定公告通知类型,查阅时可按类型筛选
2)支持按人员、部门来确定接受范围
3)允许设定是否公开
4)支持转发和回复
5)信息管理发布员可以查看收阅情况
6)允许将图片插入正文,进行图文混排
7)允许附带无限多个附件
 
9、新闻中心
1)支持新增子菜单
2)公司内部新闻
3)允许将图片插入正文,进行图文混排
 
10、 企业文化
1)支持新增子菜单
2)发布企业文化相关的内容
3)允许将图片插入正文,进行图文混排
 
11、 电子邮件
1)内部电子邮件系统,后台自动收信,有新邮件时自动通过OA内部短信提醒
2)无需配置邮箱,新建用户后,该用户即可收发内部邮件
3)简单实用,内部邮件即发即收,没有延迟
4)已发送邮件、草稿邮件、已删除邮件和自建邮件箱管理
5)独特的数据结构设计,使得群发内部邮件时的存储空间占用极小,发几百封邮件,只占用一份附件空间,极大的节约了服务器资源,提高了发送速度
6)内部邮件可通过已发送邮件箱,查看对方是否阅读
7)支持手机短信提醒,可集成外部邮件
 
12、知识管理
1)对分散于组织机构每个员工的知识资料进行有效管理,构建科学、规范的知识库;
2)创建各种应用的知识主题库/专家知识库/岗位知识库/产品知识库/行业知识库;
3)实现对知识的权限控制、利用;
4)与工作流、信息门户、文档管理,实现一体化知识管理应用。
 
13、 任务管理
1)对任务的指派、执行情况进行跟踪,掌控工作过程和工作结果;
2)及时感知任务执行状态、结果、过程变动;
3)及时掌握结果,确保执行资源;
 
14、权限控制
1)通过角色排序号、管理范围设置,确保管理层次有序精确
2)为特定模块提供专属性权限设置,满足灵活性要求
 
15、组织机构管理
1)支持无限多级机构与部门设置,充分支持大型企业集团应用
2)不限制用户数,使得软件应用规模不受制约,更无需按点付费,承担高昂的授权费用,仅此一项就为用户节省数万至数十万的投入
3)部门排序号、角色排序号、用户排序号的采用,确保组织机构定义中的领导排名符合中国国情
4)通过用户访问控制设置,将OA系统扩展至外部应用,可作为与合作伙伴、外聘人员的交流渠道,并实现对无OA软件使用权限人员的管理
5)支持用户批量导入、导出
 
16、手机短信
1)配合通达短信服务器软件,使用专用短信猫设备发送短信,快速稳定,无需联接互联网使用
2)支持群发手机短信,后台发送,前台可执行其他操作,无需等待发送完毕
3)与OA主要模块关联,实现邮件、通知、工作流等模块的手机短信提醒
 
17、 移动办公
1)支持苹果、安卓和塞班等流行移动操作系统
2)实现无线移动办公
 
18、 即时通讯
即时通讯可选组件,提供类似QQ的即时通讯工具,可实现OA软件用户之间的实时通讯、文件传递
 
ELinkOA办公系统实现目标:
 
1、 建立内部的通信平台。
建立单位内部的邮件系统和即时通系统,使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。
 
2、 建立信息发布的平台。
在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如通知公告、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解企业的发展动态。
 
3、 实现工作流程的自动化。
变革了单位传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节。
 
4、 实现文档管理的自动化。
可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后,如企业来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。
 
5、 辅助办公。
它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、办公用品管理、人事管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。
 
6、 实现分布式移动办公。
变革了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接或3G网络随时办公,大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。
 
7、 建立信息集成平台。
现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据,对企业的经营运作起着关键性作用,但它们都是相对独立的、静态的,智能网络办公系统具备数据接口功能,能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中,使企业员工能有效获取处理信息,提高企业整体反应速度。
 
8、 节省企业的办公费用支出。
将传统的纸张填写过程电子化,尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用,真正实现无纸化办公,是企业实现管理现代化的标志。
 
9、 搭建知识管理平台。
系统性利用企业积累的信息资源、专家技能,改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。
 
10、增强领导监控能力
强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作处理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。
企业信息化,是企业发展的必经之路。没有信息化的支撑,企业就像一艘没有帆的小船,无法远航。